Política de Tratamiento de Datos Personales

Esta es la versión operativa. La traducción al inglés, disponible en personal-data-policy.html, se publica por cortesía; en caso de discrepancia prevalece este texto en español.

1. Objetivo

Establecer los criterios conforme a los cuales JRO Florida Enterprises LLC (en adelante, «JRO Corlaw» o «la firma») recolecta, almacena, usa, circula y suprime los datos personales que trata en desarrollo de su actividad profesional, y describir los derechos de los titulares y los procedimientos para ejercerlos.

2. Alcance

Esta política aplica a toda la información personal registrada en las bases de datos de JRO Corlaw, que actúa en calidad de responsable del tratamiento, cualquiera que sea el medio por el que los datos se recojan. Comprende la información de:

• personas que se comunican con la firma a través del formulario del sitio web, del correo electrónico, de WhatsApp o del asistente del sitio;
• clientes, y sus representantes legales, apoderados, empleados y contactos;
• contrapartes, testigos y terceros cuya información llegue a la firma en desarrollo de un encargo profesional;
• proveedores y contratistas.

3. Obligatoriedad

Esta política es de obligatorio cumplimiento para JRO Corlaw, para las personas que integran su equipo profesional y administrativo, y para los terceros que traten datos personales por cuenta de la firma en calidad de encargados. Su incumplimiento da lugar a las consecuencias contractuales, disciplinarias y legales que correspondan.

4. Responsable del tratamiento

Razón social: JRO Florida Enterprises LLC.

Domicilio: Estado de Florida, Estados Unidos.

Dirección física para notificaciones: 5475 N University Dr, Suite 7606, Lauderhill, Florida 33351, Estados Unidos.

Identificación tributaria (EIN): 87-1850621.

Correo electrónico para asuntos de datos personales: legal@corlaw.com.co.

Teléfono y WhatsApp: +1 862 977 1223.

Sitio web: www.corlaw.com.co.

5. Definiciones

Se usan las definiciones del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012. Para efectos prácticos: el titular es la persona natural cuyos datos se tratan; el responsable decide sobre la base de datos y su tratamiento; el encargado trata datos por cuenta del responsable; la autorización es el consentimiento previo, expreso e informado del titular; el tratamiento es cualquier operación sobre datos personales, entre ellas la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación y la supresión; y los datos sensibles son aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.

6. Datos que se tratan

6.1 Datos de identificación y contacto

Nombre y apellidos, documento de identidad cuando el encargo lo exige, correo electrónico, teléfono, empresa y cargo.

6.2 Datos del asunto consultado

El relato de la consulta, los documentos que el titular remita y la información que se genere en desarrollo del encargo profesional.

6.3 Datos de navegación

Datos técnicos de la visita al sitio web, recogidos mediante Google Analytics 4 y la etiqueta de Google Ads. Estas herramientas no se activan hasta que el visitante acepta el uso de cookies en el aviso que aparece al entrar al sitio; mientras no lo haga, el sitio funciona únicamente con las cookies estrictamente necesarias. Los envíos del formulario de contacto se procesan a través de Formspree.

6.4 Datos sensibles y datos de niñas, niños y adolescentes

JRO Corlaw no solicita datos sensibles a través del sitio web. Cuando en desarrollo de un encargo profesional resulte necesario tratarlos, se solicitará autorización expresa y se informará al titular que las respuestas sobre datos sensibles, y sobre datos de niñas, niños y adolescentes, tienen carácter facultativo.

7. Tratamiento y finalidades

El tratamiento que realiza JRO Corlaw consiste en la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación y la supresión de los datos personales, para las siguientes finalidades:

1. atender, evaluar y responder las consultas recibidas por cualquiera de los canales de la firma;
2. verificar la existencia de conflicto de interés antes de aceptar un encargo;
3. prestar los servicios legales, contables y tributarios contratados y ejercer la representación cuando se otorgue poder;
4. adelantar actuaciones ante autoridades administrativas y judiciales en interés del cliente;
5. facturar, recaudar y llevar la contabilidad de la firma;
6. cumplir las obligaciones legales, contables, tributarias y de prevención de lavado de activos que resulten aplicables;
7. conservar el expediente del asunto y los soportes de la relación profesional;
8. medir el uso del sitio web y la efectividad de sus campañas de publicidad digital, de forma agregada y previa aceptación de cookies.

La firma no envía boletines ni comunicaciones comerciales o informativas a partir de los datos que recoge por estos canales. Los datos de una consulta se usan para atenderla y para las demás finalidades enumeradas, no para fines publicitarios.

8. Autorización

La autorización se obtiene antes del tratamiento y por un medio que permita conservar prueba de ella. En el sitio web se obtiene mediante una casilla que el visitante marca de forma voluntaria antes de enviar el formulario, con enlace visible a esta política. En los encargos profesionales, consta en el contrato de prestación de servicios o en el documento de aceptación del encargo.

El silencio del titular no equivale a conducta inequívoca y, por lo tanto, no constituye autorización.

Casos en que la ley no exige autorización. El artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 exceptúa, entre otros, la información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, los datos de naturaleza pública, los casos de urgencia médica o sanitaria, el tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos, y los datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

9. Derechos de los titulares

Como titular de sus datos personales, usted tiene derecho a:

1. acceder de forma gratuita a los datos suyos que hayan sido objeto de tratamiento;
2. conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado;
3. solicitar prueba de la autorización otorgada;
4. ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos personales;
5. presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones al régimen de protección de datos personales;
6. revocar la autorización y solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlo;
7. abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles o sobre datos de niñas, niños y adolescentes.

La revocatoria de la autorización y la supresión del dato no proceden cuando la firma tiene el deber legal o contractual de conservar la información. Es el caso del expediente de un asunto en curso, de los soportes contables y tributarios, y de la documentación que respalda el cumplimiento de obligaciones de prevención de lavado de activos.

10. Atención de peticiones, consultas y reclamos

El canal dispuesto para recibir y atender peticiones, consultas y reclamos sobre datos personales es el correo legal@corlaw.com.co. También pueden presentarse por escrito en 5475 N University Dr, Suite 7606, Lauderhill, Florida 33351, Estados Unidos, o por WhatsApp al +1 862 977 1223.

El área responsable de darles trámite es la Gerencia Legal. Que el titular no dirija su solicitud a ese canal no releva a la firma de resolverla.

11. Procedimiento para el ejercicio del derecho de habeas data

Para radicar y atender su solicitud le pedimos suministrar:

• nombre completo y apellidos;
• datos de contacto: dirección física o electrónica y teléfono;
• el medio por el que desea recibir la respuesta;
• los hechos que dan lugar a la solicitud y una descripción breve del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización, revocarla, suprimir o acceder a la información);
• número de identificación y firma, cuando aplique.

11.1 Consultas

La consulta se atiende en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo. Cuando no sea posible atenderla en ese término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, que en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

11.2 Reclamos

Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recibo para que subsane; transcurridos dos (2) meses sin que presente la información requerida, se entenderá que desistió.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, y se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo es de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no sea posible atenderlo dentro de ese término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, que en ningún caso superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

11.3 Queja ante la autoridad

Cuando el reclamo se presente ante quien no es competente, se dará traslado a quien corresponda y se informará al interesado.

Agotado el trámite anterior, el titular al que se le niegue total o parcialmente el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión o revocación puede poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio, Delegatura para la Protección de Datos Personales.

12. Encargados y envío de información al exterior

Para operar, la firma utiliza servicios de terceros que tratan datos por su cuenta:

• Hostinger — alojamiento del sitio web y correo corporativo.
• Google — Google Drive para almacenamiento de archivos de trabajo, y Google Analytics 4 y Google Ads para la medición del sitio, estos dos últimos activos solo previa aceptación de cookies.
• Dropbox — almacenamiento de archivos de trabajo.
• Formspree — procesamiento de los envíos del formulario de contacto.

JRO Corlaw está domiciliada en los Estados Unidos y sus proveedores almacenan o procesan la información fuera de Colombia. El artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 prohíbe la transferencia de datos personales a países que no ofrezcan niveles adecuados de protección, y la Superintendencia de Industria y Comercio mantiene la lista de esos países en el numeral 3.2 del Capítulo Tercero del Título V de su Circular Única. Estados Unidos figura en esa lista.

Con cada encargado se exige que trate la información únicamente para las finalidades de esta política, que la mantenga bajo condiciones de seguridad y que no la use para fines propios.

13. Seguridad de la información

La firma adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger la información contra acceso no autorizado, pérdida, alteración o uso fraudulento. Entre ellas:

• verificación en dos pasos en las cuentas de correo corporativo;
• acceso a los archivos de clientes limitado a las personas del equipo que intervienen en cada asunto;
• deber de reserva profesional de los abogados y del personal de apoyo de la firma.

14. Vigencia de la política y período de conservación

Esta política rige desde el 25 de septiembre de 2026.

Las bases de datos en las que se registran los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas. Como regla general, los datos se conservan durante la relación profesional y por cinco (5) años contados desde su terminación o, cuando no hubo encargo, desde la última comunicación con el titular. Cumplido ese plazo, y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservarlos por más tiempo, los datos se eliminan.

15. Cambios a esta política

Cualquier cambio sustancial en las finalidades del tratamiento se comunicará a los titulares antes de implementarlo, por el canal de contacto que tengan registrado, y dará lugar a una nueva autorización cuando la ley lo exija. La versión vigente es la publicada en www.corlaw.com.co, con la fecha de entrada en vigencia indicada al comienzo.