Notas cortas sobre preguntas que los clientes sí hacen

Casi toda empresa que usa nube extranjera o que reporta a una casa matriz ya está sacando datos personales de Colombia. Lo que casi nunca está claro es bajo qué figura lo hace.

La ley distingue dos operaciones que en la práctica se confunden. Una es enviar los datos a otra empresa que decide sobre ellos; la otra es entregarlos a un proveedor que los trata por cuenta tuya y bajo tus instrucciones. No se documentan igual.

La diferencia importa. En un caso el soporte está en la autorización del titular o en un pronunciamiento de la autoridad; en el otro, en un contrato con contenido mínimo. Un acuerdo que solo promete confidencialidad no sirve para ninguno.

La autoridad de protección de datos publicó acuerdos modelo para estas operaciones. Son útiles, pero voluntarios, y no reemplazan la autorización cuando esta se necesita. Firmarlos sin saber qué figura estás usando agrega obligaciones y plazos, sin resolver el fondo.

Antes de renovar con tu proveedor de nube, define qué papel cumple cada parte, revisa si el documento dice para qué se usan los datos y con qué instrucciones, y fija quién avisa y en cuánto tiempo si hay una filtración.

El contrato que tu empresa usa con sus clientes casi nunca se negocia: se entrega listo para firmar y se firma siempre igual. Eso lo vuelve eficiente y el más riesgoso del negocio: si una cláusula está mal, está mal en todos.

La ley del consumidor no espera a que un juez intervenga. Hay cláusulas que, en un contrato de adhesión, no producen efecto: las que te dejan cambiar las condiciones por tu cuenta, las que exigen más trámites para irse que para entrar, las que amarran al cliente aunque tú no cumplas.

Eso importa menos por la multa que por el pleito. Cuando el cliente reclama, la empresa se defiende con el contrato. Si esa cláusula no produce efecto, la defensa desaparece en el peor momento y queda la regla legal, más exigente.

Conviene mirar la letra menuda no como un escudo sino como una apuesta: cada cláusula que estira el límite puede caer y arrastrar lo construido sobre ella.

Toma el contrato que más firmas y léelo buscando tres cosas: cómo puede terminarlo el cliente, qué puedes cambiar sin preguntarle y qué responsabilidad limitas. Lo que no sobreviva, cámbialo antes de que lo haga un reclamo.

La reglamentación de la tercerización ha ido y venido: el decreto más reciente está a punto de desaparecer y antes cayeron otros. No lo leas como una autorización. Tu riesgo lo define la ley, no el reglamento.

La ley describe al contratista verdadero con tres rasgos: trabaja con sus propios medios, conserva autonomía técnica y directiva, y asume los riesgos de lo que contrató. Si tu proveedor no los reúne, el contrato comercial no te protege.

Con las empresas de servicios temporales pasa algo parecido: el servicio existe para causas específicas y transitorias. Cuando la causa se extinguió y la persona sigue en el puesto, la usuaria puede terminar tratada como la verdadera empleadora.

Conviene tener claro el reparto de competencias. El inspector de trabajo vigila y sanciona, pero no declara derechos individuales. Quien decide si existió un contrato de trabajo es el juez, y allí la presunción corre contra el empleador.

Revisa tu operación antes de que alguien la revise por ti: quién imparte las instrucciones, de quién son las herramientas, quién controla el horario, cuánto lleva en el cargo quien entró por una causa transitoria. Donde incomode, ajusta el contrato.

Casi todos los contratos que revisamos traen la misma cláusula: si la contraparte entra en insolvencia, el contrato termina de inmediato y la deuda se vuelve exigible entera. Es la que menos se negocia y la que peor funciona el día que se necesita.

El régimen de insolvencia empresarial está construido para que la empresa viable pueda reorganizarse, y por eso le resta efecto a las estipulaciones que buscan obstaculizar ese proceso: terminaciones anticipadas, aceleraciones de plazo y restricciones que castigan al deudor por acogerse al trámite. No hace falta un pronunciamiento judicial para que dejen de servir.

Hay además un costo para el acreedor que insiste. Si intentó hacer valer esa cláusula, su crédito puede quedar postergado detrás de todos los demás, y las garantías que lo respaldaban pueden levantarse.

Lo que sí se conserva es lo que no depende del trámite: los incumplimientos posteriores a su inicio y las garantías bien constituidas.

Revisa tus contratos con esa distinción en mano. Separa las causales de terminación atadas a la insolvencia, que no te protegen, de las atadas a incumplimientos objetivos y verificables, que sí. Y define quién monitorea la salud financiera de tus contrapartes grandes.

La cláusula de ley aplicable y tribunal competente suele negociarse de última y copiada de otro contrato, y es una de las pocas que decide si tienes un derecho exigible o solo una expectativa.

En Colombia las reglas de competencia judicial no las fijan las partes: la ley procesal es de orden público y los particulares no pueden reemplazarla por acuerdo, salvo donde la ley lo autoriza. Por eso pactar un tribunal en el exterior no cierra por sí solo la puerta al juez colombiano, sobre todo si tu contraparte está domiciliada acá o si las obligaciones se cumplen aquí.

Hay materias donde la ley colombiana se aplica diga lo que diga el contrato, y la ejecución en Colombia de contratos firmados afuera tiene su propia regla. En agencia comercial el margen es casi nulo.

Queda un costo que pocos presupuestan: si consigues que se aplique una ley extranjera, hay que probarla ante el juez, con certificaciones oficiales o dictamen experto.

Antes de firmar, separa dos decisiones que suelen confundirse: elegir la ley del contrato y elegir quién resuelve. Si buscas un foro neutral y ejecutable, revisa si el arbitraje internacional te sirve mejor que un juzgado extranjero.

Quien crea una obra es su titular originario: no la empresa que la encargó ni la que paga la nómina. La ley lo corrige con una presunción de transferencia al empleador o al contratante, estrecha y condicionada.

La primera condición es la que más se omite: el contrato debe constar por escrito. Una instrucción verbal, un correo de aceptación o una factura no activan la presunción, y sin escrito tu empresa se apoya en una discusión, no en un derecho.

La segunda es el alcance. La transferencia cubre solo lo necesario para la actividad habitual de la empresa en la época en que se creó la obra. Y si el contrato no fija plazo ni territorio, la ley los fija por ti, por menos de lo que suele suponerse.

Hay un límite que ninguna cláusula mueve: los derechos morales del autor no se ceden ni se renuncian, por amplia que sea la cláusula.

Revisa los contratos con los que ya se construyó tu producto, no solo el siguiente. Si el software, el diseño o el contenido que sostiene tu negocio nació de órdenes de servicio sin cláusula de propiedad intelectual, ordénalo antes de una venta o una licencia al exterior.

El registro de una marca no es un certificado que se archiva y se olvida. Es un derecho que se sostiene mientras la marca viva en el mercado. Si deja de usarse durante varios años seguidos, cualquier interesado puede pedir que se cancele.

Lo que sorprende a nuestros clientes no es la cancelación, sino quién debe probar qué. La carga recae en el titular: eres tú quien demuestra que la marca se usó, con qué productos y con qué regularidad. Nadie tiene que probar que no la usaste.

La cancelación tampoco es siempre total. Si registraste para una lista amplia de productos y solo trabajaste una parte, el registro se recorta a lo que efectivamente salió al mercado.

Y hay un detalle que define el resultado: quien logra la cancelación queda en posición preferente para registrar ese mismo signo. La marca no solo sale de tu portafolio; puede terminar en manos de quien la reclamó.

Revisa tu portafolio clase por clase y pregúntate qué prueba tienes del último año: facturas, pauta con fecha, empaques, registros de venta. Si una marca no acredita uso, decide antes de que decida otro: ponla a operar, licénciala o deja de renovarla.

Una ley reciente sobre suplantación de identidad empieza a regir en noviembre. Obliga a operadores de telecomunicaciones, entidades financieras y demás establecimientos que otorgan crédito a adoptar medidas suficientes y razonables para verificar quién contrata y si sus documentos son auténticos.

El problema es que la ley no define qué es suficiente ni qué es razonable. Encargó esa definición a las autoridades del sector, y el calendario que ellas mismas anunciaron ubica los lineamientos justo cuando la obligación ya está corriendo.

Queda un tramo en el que decidirás con tu propio criterio, y no es un tramo sin consecuencias: si incumples los protocolos, debes suspender el cobro, corregir el reporte ante las centrales y devolver el dinero defraudado.

La Superintendencia de Industria y Comercio tiene abierta una consulta pública sobre validación de identidad. Si tu negocio abre cuentas, financia o vende a plazos, participar sirve tanto para incidir como para entender hacia dónde va el estándar.

Mientras tanto, haz lo que sí está en tu mano: escribe tu procedimiento de verificación y deja constancia de por qué elegiste esos controles y qué alternativas descartaste. Cuando llegue el reclamo, esa constancia es lo que vas a discutir.

Un registro de marca tiene dos costos: la tasa oficial y el trabajo profesional. Los dos se pierden si el signo resulta irregistrable o si un tercero con derecho anterior se opone. La búsqueda de antecedentes es lo que te dice eso antes de gastar.

Se confunden dos cosas. Que el nombre esté disponible en la cámara de comercio, o que el dominio esté libre, no dice nada sobre la marca: son registros distintos con reglas distintas. Y una búsqueda no es una respuesta de sí o no: es una evaluación de qué tan cerca está un signo anterior, en qué clases, y qué tan probable es que su titular reaccione.

Lo que conviene decidir antes de radicar: en qué clases necesitas el registro (radicar en más cuesta más y protege más), si el signo describe lo que vendes —los signos descriptivos son la causal de negación más común— y si va a necesitar la marca fuera de Colombia, porque eso cambia la ruta: registro nacional, Sistema de Madrid o radicación directa en el otro país.

Si ya te presentaron una oposición, esa es otra conversación y tiene término. Escríbenos con el número de radicado.

Una filial —normalmente una S.A.S.— es una sociedad colombiana propia, con personería y responsabilidad propias. Una sucursal es la misma sociedad extranjera operando en Colombia: no tiene personería separada, y lo que pase aquí alcanza a la matriz de forma más directa.

La S.A.S. es el vehículo más usado del país y afuera se la describe como la LLC colombiana. No lo es. Es una sociedad por acciones: admite accionista único, no exige capital mínimo y da una libertad estatutaria poco común, que es justamente por lo que unos estatutos copiados de una plantilla suelen ser la parte más débil de la estructura.

Tres preguntas lo deciden en la práctica. Quién responde si la operación sale mal. Cómo se van a sacar las utilidades y qué retención se aplica en el camino. Y si la actividad exige una habilitación o vigilancia que una figura obtiene más fácil que la otra.

El registro de la inversión extranjera, los trámites societarios y las consecuencias tributarias son tres carriles distintos que hay que planear juntos y no uno detrás del otro. Dinos qué piensas hacer en Colombia y te decimos con qué figura se sostiene.

Terminación. Casi toda controversia que vemos empieza aquí. Un contrato sin preaviso claro, sin regla de compensación a la salida y sin qué pasa con el inventario en manos del distribuidor deja a las dos partes improvisando en el peor momento.

Exclusividad. ¿Exclusiva de qué: territorio, canal, lista de clientes? ¿Y qué pasa si el distribuidor no llega al volumen que justificaba la exclusividad? Una exclusividad sin condición de desempeño es un regalo.

Uso de marca. El distribuidor va a usar tu marca en publicidad, en facturas, a veces en un dominio. Define qué se licencia, por cuánto tiempo y que termina cuando termine el contrato; si no, pasas el año siguiente recuperando tu propia marca.

Ley y foro. Elegir una ley extranjera es fácil de escribir y caro de usar. Piensa dónde están los activos y dónde habría que hacer efectiva una sentencia, no solo qué ley se lee más cómoda.

Responsabilidad frente al cliente final. En Colombia el consumidor puede reclamar a más de un eslabón de la cadena. Quién responde, quién asume la garantía y quién atiende la reclamación debería estar en el contrato, no descubrirse cuando llega el primer reclamo.